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[ 217] お役立ちツール：ビジネス文書 ｜ ｉタウンページ
[引用サイト] http://itp.ne.jp/contents/business/tool/business.html
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社内・社外を問わず、ビジネス文書の目的は用件を正確・明瞭・簡潔に伝えること。そのためには守らなければならないルールがある。 事実は正確に：自分の感想やあいまいな表現は使わない。とくに数字や日時、金額、数量などは記憶にたよらず、データを確認しながらキチンと書く。古いデータをうのみにするのも間違いのもと。 わかりやすいことばを使う：その業界にしか通用しないような略語や専門用語はとくに社外文書ではタブー。誤解を招くようなことばや敬語の使いわけにも注意する。 あらたまった縦書きの手紙文の場合、目上の人の名前などが行末に来たり、2行にまたがるのは、失礼。相手に関することばはなるべく行の頭にくるように、自分の名前などは行末にくるよう文章を配分する。 頭語は文の冒頭に使う、相手に敬意を表す慣用句。結語は「失礼いたします」の意味で最後につけることば。頭語と結語は下に示したように対応させ、TPOに合わせて使う。 「早春の候」などの季節を表す言葉に続き、相手の発展を喜ぶ言葉を入れる。どの季節でも使いたい場合は「時下ますます…」を使う。 「まずは」「とりあえず」という言葉で用件の念を押したり、とりまとめる。また、挨拶やお礼などに関しては、手紙は略式なのでその許しを請う（本来直接出向いて行うもの）。 「末筆ながら」とは、相手のことを最後に書くのは失礼なので「最後になってしまいましたが」という意味で添える。 ※催促する場合「なにかとご都合はおありかと存じますが」「ご多忙のところお手数をおかけいたしますが」「ご多用中恐れ入りますが」などの相手を気づかう言葉をつけて、返事等を願う文章を続ける。 連絡や問い合わせの手紙で、内容が数件にわたる場合や、会議や行事等の日時・場所の記述は本文とは別に箇条書きする。本文中には、縦書きなら「左記のとおり」、横書きなら「下記のとおり」、用紙が別になる場合は「別紙のとおり」の言葉を入れる。 とくに付け加えたい要件があるときに「追伸」として短めに書く。ビジネス文書では、ここに返信の依頼やお願いの用件など、とくに目立たせるために入れる。この場合、「追伸」という言葉はなくてもよい。 立春の候 向春の候 余寒の候 春寒の折 晩冬のみぎり 立春とは名ばかりの寒さが続きます 梅のつぼみもそろそろふくらみはじめました 余寒が身にしみるこの頃でございます 早春の候 春暖の折 浅春のみぎり 水温む候 ひと雨ごとに春らしく ようやく春めいてまいりました 春まだ浅い今日この頃 暑さ寒さも彼岸までとか 春光うららかに花の便りも聞かれる頃となり ひな祭りもすぎ、ようやく春めいてまいりました 晩秋の候 向寒のみぎり 初霜の候 落ち葉舞う季節となりました 日増しに寒さのくわわる今日この頃 初雪の便りが聞かれる季節となり 朝夕めっきり冷え込む今日この頃 |
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